# Zarządzanie zamówieniami

W panelu administratora są dwa miejsca, w których można przeglądać i modyfikować zamówienia (jeśli to konieczne):

1. sama strona [Orders](#listing-orders),
2. strona [Bulk Order Management](#bulk-order-management).

Poniżej omówiono funkcje obu tych stron.

## Lista zamówień

Strona listy zamówień pokazuje wszystkie zamówienia złożone w Twoim sklepie (sklepach). Stąd możesz przejść do szczegółów pojedynczych zamówień, edytować je oraz śledzić status płatności i wysyłki. Instrukcje tworzenia nowego zamówienia ręcznie znajdziesz [tutaj](/smaki-wsi-docs/basic-features/orders/create-orders-manually.md).

Strona ma filtry, które pozwalają wybrać, jakie zamówienia chcesz zobaczyć. Możesz filtrować po dacie, statusie albo e-mailu i imieniu klienta.

**Distributor:** Przedsiębiorstwo, przez którego sklep złożono zamówienie.

**Completed at:** Data złożenia zamówienia.

**Number:** Numer zamówienia nadawany arbitralnie. Symbol wykrzyknika z napisem „Note” po lewej stronie pojawi się, jeśli klient dodał komentarz przy kasie. Najedź myszką na wykrzyknik, aby zobaczyć komentarz.

**State:**

* Complete: Klient zakończył checkout.
* Cancelled: Menedżer przedsiębiorstwa lub klient anulował zamówienie.
* Cart: Klient jest w trakcie zakupów i jeszcze nie złożył zamówienia.

**Payment State:**

* Balance Due: Jeśli płatność jest gotówką, przelewem lub eftpos (czyli płatność nieautomatyczna), zamówienie będzie domyślnie miało status „balance due”, dopóki członkowie administracji nie oznaczą płatności jako otrzymanej. Wtedy status zmieni się na „paid”.
* Paid: Dla płatności automatycznych (np. PayPal, Stripe SCA, PIN) bramka płatności automatycznie oznacza zamówienie jako „paid” po przetworzeniu.\
  Płatności nieautomatyczne (gotówka, przelew itd.) również zmienią się na „paid” po ręcznym oznaczeniu płatności jako otrzymanej (zobacz [Zmiana statusu płatności i wysyłki zamówienia](#payment-and-shipment-state)).
* Credit Owed: Jeśli ktoś zapłacił za zamówienie, ale później edytujesz je i usuniesz pozycję, koszt tej pozycji staje się „credit owed”.

**Shipment state:**

* Pending: Gdy Payment State to „balance due”, status wysyłki jest „pending”, czyli wysyłka nie powinna się rozpocząć, dopóki płatność nie zostanie otrzymana.
* Ready: Gdy płatność została otrzymana („paid” lub „credit owed”), status wysyłki zmienia się na „ready”.
* Shipped: Po dostawie lub odbiorze zamówienie można ręcznie oznaczyć jako „shipped” przez menedżera przedsiębiorstwa (zobacz [Zmiana statusu płatności i wysyłki zamówienia](#payment-and-shipment-state)).

{% hint style="warning" %}
Możesz ręcznie oznaczyć zamówienie jako „shipped” TYLKO wtedy, gdy status płatności to „paid” lub „credit owed”.
{% endhint %}

**Customer email:** E-mail kontaktowy klienta.

**Customer name:** zapisane w formacie „Nazwisko, imię”.

**Total:** Łączna wartość zamówienia klienta.

### **Zmiana statusu płatności i wysyłki zamówienia** <a href="#payment-and-shipment-state" id="payment-and-shipment-state"></a>

Obok każdego zamówienia na liście znajdują się dwie ikony. Kliknięcie ikony edycji (symbol ołówka i kartki) otwiera szczegóły zamówienia, gdzie można je przeglądać lub edytować. Pod ikoną edycji znajduje się jedna z dwóch ikon pokazujących status płatności i wysyłki. Można je kliknąć, aby zmienić status. Jeśli płatność nie została otrzymana, ikona będzie „ptaszkiem”, który można kliknąć, aby zarejestrować płatność. Jeśli płatność została otrzymana, ikona będzie „drogą”, którą można kliknąć, aby oznaczyć zamówienie jako dostarczone.

* Kliknięcie ikony „ptaszka” (zaznaczonej poniżej na czerwono) zmienia Payment State na **Paid**.
* Kliknięcie ikony „drogi” (zaznaczonej poniżej na zielono) zmienia Shipment State na **Shipped**.

{% hint style="info" %}
Status płatności i wysyłki można też zaktualizować podczas edycji zamówienia (zobacz [poniżej](#editing-an-order)).
{% endhint %}

#### Rejestrowanie płatności

Rejestrowanie płatności oznacza jej otrzymanie. Jest to przydatne, gdy klienci nie płacą w momencie składania zamówienia. Gdy otrzymasz gotówkę lub przelew od klienta, możesz wejść na listę zamówień i zarejestrować płatność. Aby szybko oznaczyć płatność jako otrzymaną lub zamówienie jako wysłane, możesz kliknąć ikonę „ptaszka” lub „drogi” po prawej stronie zamówienia na liście.

Pamiętaj, że spowoduje to oznaczenie całej kwoty zamówienia jako zapłaconej. Jeśli chcesz najpierw sprawdzić szczegóły zamówienia, kliknij ikonę edycji przy danym zamówieniu. Na ekranie szczegółów kliknij Payments, aby zobaczyć Balance owing i Payment Status. Tam możesz kliknąć „ptaszka”, aby zarejestrować płatność. Po zarejestrowaniu Payment Status zmieni się na Completed.

{% hint style="danger" %}
Gdy menedżer sklepu lub huba zmieni „Shipment state” na „shipped”, ***system automatycznie wyśle e-mail do klienta***, niezależnie od metody dostawy. To może powodować zamieszanie w przypadku zamówień do odbioru.\
Kolejnym źródłem nieporozumień jest sytuacja, gdy klient płaci przy odbiorze. Zmiana statusu płatności (a potem wysyłki) po odbiorze również wyśle e-mail, mimo że klient już ma swoje produkty.
{% endhint %}

### **Edycja zamówienia**

Po prawej stronie zamówienia znajduje się ikona ołówka i kartki. Kliknij ją, aby przejść do strony zarządzania zamówieniem, gdzie możesz je edytować, modyfikować i anulować.

Tak wygląda strona zarządzania zamówieniem:

#### **Dodawanie i usuwanie produktów z zamówienia**

Produkt dodajesz, wybierając potrzebny wariant z listy rozwijanej (trzeba wpisać co najmniej 3 litery w polu „Select Variant”, aby pojawiła się lista). Aby usunąć produkt, kliknij ikonę kosza po prawej stronie. Możesz także zmieniać ilości. Pamiętaj, aby kliknąć **update and recalculate fees**, aby zapisać zmiany (to także zaktualizuje opłaty przedsiębiorstwa, dostawy i płatności, jeśli mają zastosowanie).

**Zmiana metody dostawy**

Klient może poprosić o dostawę zamiast odbioru. Możesz edytować przypisaną metodę dostawy, klikając ikonę edycji po prawej stronie metody dostawy:

Następnie możesz wybrać jedną z dostępnych metod dostawy.

Aby zapisać zmiany, kliknij ikonę „ptaszka” po prawej stronie. Aby odrzucić, kliknij „krzyżyk”.

**Dodawanie śledzenia lub notatki do zamówienia**

Jeśli zamówienie jest wysyłane kurierem i masz numer śledzenia, możesz go dodać, klikając ikonę ołówka po prawej stronie „Tracking details” (zaznaczoną na czerwono poniżej).

Klienci mogą dodawać notatki przy składaniu zamówienia, np. gdzie zostawić paczkę, jeśli nie będzie ich w domu. Czasem zapominają dodać notatkę i kontaktują się później. Możesz wtedy dodać notatkę, klikając ikonę ołówka po prawej stronie „Notes” (zaznaczoną na zielono poniżej).

### **Dodatkowe opcje w menu „Actions”**

* **Resend Confirmation**: Jeśli edytowałeś zamówienie klienta, możesz wysłać ponownie zaktualizowane potwierdzenie.
* **Send Invoice**: Automatycznie wysyła klientowi [fakturę](/smaki-wsi-docs/basic-features/reports/view-orders.md) (PDF) e-mailem. Wysyłka faktury służy wyłącznie do celów ewidencyjnych i nie uruchamia płatności.
* **Print Invoice:** Generuje [fakturę](/smaki-wsi-docs/basic-features/reports/view-orders.md) w PDF do druku.
* **Cancel Order:** Anuluje zamówienie. Przed anulowaniem należy przetworzyć zwroty lub korekty. **Anulowanego zamówienia nie można edytować ani zwrócić.**

{% hint style="info" %}
Więcej informacji o fakturach Smaki Wsi [tutaj](/smaki-wsi-docs/basic-features/reports/view-orders.md).
{% endhint %}

#### **Podgląd danych klienta**

Informacje o kliencie (e-mail, adresy rozliczeniowe i wysyłkowe oraz numery telefonów) są dostępne w menu po prawej stronie:

#### **Modyfikacja zamówienia lub rejestracja częściowej płatności**

Kliknij „Adjustments” w menu po prawej (zrzut powyżej). Na tej stronie możesz zwiększyć lub zmniejszyć łączną wartość zamówienia, wybierając przycisk **+ New Adjustment**.

Możesz użyć tej funkcji do:

* przyznania rabatu, jeśli produkt jest uszkodzony,
* odliczenia należnego kredytu klienta od salda,
* dokonania zwrotu,
* zarejestrowania częściowej płatności,
* zobacz [Zwroty i korekty płatności](/smaki-wsi-docs/basic-features/orders/refunds-and-adjusting-payments.md), aby dowiedzieć się więcej.

## Zarządzanie zamówieniami zbiorczymi

Jak wspomniano wyżej, zakładka [Listing Orders](#listing-orders) pokazuje tabelę **zamówień per klient**. Strona Bulk Order Management pokazuje natomiast wszystkie produkty kupione w zamówieniach. Jest to przydatne do jednoczesnej modyfikacji wielu zamówień zawierających ten sam produkt (zmiana ilości, brak produktu itp.). Strona wygląda tak:

**Start/End Date:** Możesz filtrować zamówienia złożone w danym przedziale czasu.

**Producer:** Możesz filtrować po producencie. Zawęża to widok, jeśli interesuje Cię tylko jeden produkt od jednego producenta.

**Shop:** Możesz filtrować według sklepu, w którym złożono zamówienie.

**Order Cycle:** Najbardziej przydatny filtr — pokazuje tylko zamówienia złożone w wybranym cyklu zamówień.

**Actions:** Możesz zaznaczyć checkboxy wielu zamówień (lewa kolumna), aby wykonać tę samą akcję na wszystkich, np. usunąć.

**Columns:** Możesz wybrać, które pola mają być widoczne w tabeli:

{% hint style="success" %}
Wiersze („Name”, „Producer”, „Product: Unit”) można sortować według zawartości, klikając nagłówek kolumny: jedno kliknięcie dla A-Z, dwa dla Z-A.
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Kolumna **Price** pokazuje cenę produktu z podatkiem, ale bez opłat (opłaty przedsiębiorstwa, dostawy lub płatności). Opłaty są przeliczane za każdym razem, gdy zamówienie jest modyfikowane.
{% endhint %}

### Przykłady użycia Bulk Order Management:

#### Przykład 1: Masz braki w magazynie i musisz zmniejszyć ilości dla danego produktu.

*W bieżącym cyklu zamówień klienci zamówili 5 kg pomidorów malinowych. Niestety była burza i udało się zebrać tylko 2 kg. Musisz zidentyfikować wszystkich klientów, którzy zamówili pomidory, i zmniejszyć ich zamówienia o połowę.*

Można to zrobić tak:

1. Ustaw filtr zakresu dat lub bieżącego cyklu zamówień.
2. Wyszukaj „tomatoes”. Wszystkie zamówienia na pomidory w wybranym zakresie/cyklu pojawią się na liście.
3. Kliknij produkt „Tomatoes” w kolumnie Product: Unit.
4. U góry strony pojawi się okno z łączną ilością zamówień (dla wybranego zakresu/cyklu).

Teraz możesz dostosować ilości (lub usuwać produkty) w kolumnie Quantity dla każdego zamówienia. Łączna ilość w oknie u góry będzie aktualizowana automatycznie.

{% hint style="danger" %}
Po zmianie zamówień nie zostanie wysłany automatyczny e-mail do klientów. Dobrą praktyką jest powiadomienie ich ręcznie, aby nie byli rozczarowani przy odbiorze/dostawie.
{% endhint %}

Tu ilość pomidorów w każdym zamówieniu została zmniejszona tak, aby łączna ilość wynosiła 2 kg:

#### Przykład 2: Aktualizacja ostatecznej wagi produktów

Sprzedając produkty niepodzielne, takie jak udźce jagnięce lub całe dynie, możesz nie znać ostatecznej wagi i ceny do czasu złożenia zamówienia przez klienta. (Więcej [tutaj](/smaki-wsi-docs/basic-features/products-1/pricing-irregular-items-kg.md).) Możesz użyć Bulk Order Management, aby zaktualizować dokładną wagę, gdy masz produkt przed sobą.

Dla przykładu dwóch pasztecików mięsnych reklamowanych jako 250 g, które w tej partii mają 275 g każdy:

1. Ustaw filtr cyklu zamówień lub interesującego zakresu dat.
2. Wyszukaj dany produkt.
3. Ustaw widoczność kolumn **Weight/Volume** i **Price**.
4. Wpisz rzeczywistą wagę produktu w kolumnie weight/volume dla każdego klienta. Cena zostanie automatycznie przeliczona.
5. Kliknij update.

## **Widok zamówień z perspektywy klienta**

Klienci mogą zobaczyć listę swoich zamówień, gdy zalogują się do Smaki Wsi i wejdą w swoje konto (patrz niżej).

Tutaj klienci zobaczą wcześniejsze zamówienia i płatności oraz bieżące saldo w Twoim sklepie (i innych sklepach w Smaki Wsi, gdzie złożyli zamówienie).

{% hint style="warning" %}
Dla płatności nieautomatycznych (gotówka, czek, przelew itp.) saldo klienta będzie widoczne jako „owing”, dopóki nie [zarejestrujesz płatności ręcznie](#editing-an-order).\
\&#xNAN;***Jeśli płatności nie są regularnie aktualizowane przez menedżera sklepu/huba, może to być mylące dla klientów, którzy faktycznie zapłacili, ale nie widzą tego powyżej.***
{% endhint %}


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://smaki-wsi.gitbook.io/smaki-wsi-docs/basic-features/orders/view-orders.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.